سیستم سازی در کسب و کارها
اگر این جمله به نظرتان زیادی کلیشه ای است، این مقاله را از دست ندهید.
در این مقاله می خواهیم شما از یک متخصص حرفه ای به یک مدیر سیستم ساز تبدیل شوید.
چرا باید این مسیر را طی کنید؟
داستان شکل گیری اغلب کسب و کارهای نوپا از این قرار است، فرد متخصص که حس می کند در رشته خود مهارت و تجربه زیادی دارد از کارکردن برای دیگران آن هم با یک دستمزد نه چندان دلچسب خسته می شود و ناگهان فکری در ذهنش جرقه می زند، چرا کسب و کار خودم را نداشته باشم؟
برای مثال: یک سرآشپز حرفه ای تصمیم می گیرد یک رستوران باز کند. یا یک مهندس معمار خوش فکر یک شرکت ساختمان سازی راه اندازی می کند. یک سرآشپز باتجربه فقط می تواند خیلی خوب غذا درست کند. یا یک مهندس معمار فقط می تواند در ساخت ساختمان یا هر سازه دیگری موفق عمل کند. برای همین آن ها باید افراد دیگر را هم در کنار خود داشته باشند. برای اجرای برنامه ها و کارهایشان و مشکل از همین جا شروع می شود که کارآفرین باید در نقش یک مدیر ظاهر شود اما سررشته چندانی در این کار ندارد. در یک حالت ایده آل در چند برنامه آموزشی شرکت می کند و چند کتاب پر فروش می خواند، کم کم صاحب کسب وکار تصمیم می گیرد خودش وارد گود شود! بر تمام کارها نظارت می کند، اغلب کارها را خودش انجام می دهد و همه تصمیم ها را خودش می گیرد نتیجه اش چه می شود؟ کسب وکار به اندازه ای به مدیرش وابسته می شود که اگر مدیر یک ساعت سرکار نباشد، همه چیز به هم می ریزد تا جائیکه صاحب کسب و کار به خودش می آید و می بیند خیلی بیشتر از قبل کار می کند، اصلاً وقت آزاد ندارد، همیشه استرس دارد، مدام باید همان مشکل های تکراری را حل کند و از لحاظ مالی پیشرفت قابل توجهی نداشته است. دیگر نه انگیزه ای دارد و نه آن طور که باید و شاید از کارش لذت می برد.
سیستم سازی در کسب وکار به چه معناست؟
سیستم سازی کسب وکار به این معنا است ( تعریف ابتدایی و ساده ) که تمامی شرایط فراهم شود تا کسب وکار بتواند به صورت اتوماتیک و بدون نیاز به حضور صاحب کسب و کار خروجی مشخصی تولید کند.
علم سیستم سازی به مدیران و کارآفرینان در کاهش وابستگی خود به کسب و کار کمک شایانی می کند. این گونه زمانی که در محل کار حضور ندارند، کارها طبق روال عادی و بدون هیچ مشکلی پیش می روند.
یک سیستم کسب و کار به سه بخش تقسیم می شود:
- افراد ( ذینفعان )
افراد می توانند درون سازمان شما مشغول به کار باشند مانند کارمندان و مدیران مجموعه تان یا حتی مالکین کسب و کار، یا افرادی خارج از سازمان باشند که شما برای رسیدن به نتایج مطلوب به آن ها نیاز دارید مانند تأمین کنندگان، مشتریان و پیمانکاران، به عبارتی افراد شامل تمام کسانی می شود که در پیشبرد کسب و کار تأثیر گذارند.
- اسناد ( اطلاعات )
تمامی فرآیندهای مورد نیاز از قبیل اسناد بالا دستی ( چشم انداز، مأموریت )، دستورالعمل ها و روش های اجرایی و یا حتی مزیت های رقابتی که روند کسب وکار را شرح می دهند.
- تجهیزات ( سرمایه )
کسب و کارها بسته به نوع فعالیتی که دارند برای رسیدن به یک خروجی مشخص به مواد و تجهیزات نیاز دارند. پیشرفت تکنولوژی رشد سریع کسب و کارها را ممکن کرده و اگر می خواهید در بازار به شدت رقابتی دنیای مدرن حرفی برای گفتن داشته باشید باید به شکل هوشمندانه این تجهیزات را به خدمت بگیرید.
ممکن است شما همین حالا هم یک سیستم کسب وکار داشته باشید. افرادی در سازمان شما مشغول به کار هستند. تجهیزاتی دارید که انجام شدن کارها را سرعت می بخشد. جسته و گریخته دستورالعمل های دارید که در مواقع بحرانی می توانید به آن ها مراجعه کنید. اما در اینجا یک سوال بسیار مهم مطرح می شود، سیستم کسب و کار شما تا چه اندازه مؤثر و اصولی طراحی شده است؟
سیستم سازی در تعریف علمی، ساخت و بهینه سازی اجزای سیستم به منظور عملکرد بهتر است. به این معنی که افراد بهتر، کاراتر و قوی تر را به کار بگیریم، کلیه فعالیت ها و فرآیندهای کاری را ثبت و اسنادی را تهیه کنیم که هر کس براساس آن بتواند کسب و کار را پیش ببرد، همچنین در این راستا از ابزار و تجهیزات حرفه ای تر و به روزتر استفاده کنیم.
اگر سناریوی بالا به گوش تان آشناست، شما تنها مدیری نیستید که با این چالش مواجه است:
- اگر بارها برایتان پیش آمده که برای صدمین بار یک مشکل را حل کنید و چند وقت دیگر آن مشکل باز تکرار می شود.
- اگر کارکنان تان بدون حضور شما نمی توانند قدم از قدم بردارند.
- اگر پیشرفت نکردن کسب و کارتان باعث شده انگیزه تان را از دست بدهید.
- اگر دیگر مثل سابق از کارتان لذت نمی برید.
تنها سیستم سازی کسب و کار می تواند به شما کمک کند، ما به شما کمک می کنیم تا با پشت سرگذاشتن چند مرحله ی ساده به یک مدیر سیستم ساز تبدیل شوید. اگر سیستم سازی در کسب و کار را به درستی انجام دهید دیگر به عنوان یک مدیر نیازی به دخالت در جزئیات و تصمیم گیری های کوچک نخواهید داشت، زمان شما آزادتر شده و می توانید به کارهای کلان کسب و کارتان رسیدگی کنید. بدون سیستم سازی نمی توانید به عنوان یک مدیر به وظایف واقعی خود بپردازید.
سیستم سازی و کمترین نظارت مدیر
از کجا باید شروع کرد؟
پیش از هر اقدامی دو نکته را ملکه ذهن تان کنید:
- تقاوت بسیاری وجود دارد میان یک مدیر پرمشغله و یک مدیر موفق. به عبارت دیگر اینکه شما یادتان نمی آید آخرین بار کی به مسافرت رفتید؟ یا روزی 12 ساعت کار می کنید اما همچنان وقت کم می آورید، الزاماً به این معنا نیست که فرد موفقی هستید یا به زودی موفقیت کسب و کارتان را رقم می زنید.
- سیستم سازی می تواند بسیار دشوار و پیچیده باشد. برای طراحی و ساخت سیستم کسب و کار باید زمان و انرژی قابل توجهی صرف کنید. اما لزومی ندارد که این مسیر را به تنهایی طی کنید. همیشه حضور یک بیزینس کوچ حرفه ای می تواند راه رسیدن به این هدف را برایتان همواره کند.
اگر می خواهید بدانید بیزینس کوچ چه کمکی به سیستم سازی کسب و کار و رشد آن می کند، با کارشناسان ما تماس بگیرید تا از توصیه های آن ها استفاده کنید.
مراحل اجرای سیستم سازی کسب و کار:
مرحله اول- مشخص کردن وضعیت ایده آل ( هدف )، هر سیستم باید هدف داشته باشد، اهدافی شوق انگیز، مکتوب و Smart، راه های رسیدن به اهداف نیز بسیار مهم هستند. شما باید ابتدا اهداف و برنامه های کسب و کارتان را اولویت بندی کنید تا بتوانید سیستم پیاده کنید. این مسئله مربوط به تمامی فرآیندهای جاری در شغل شما است. هر فرآیند باید یک هدف مشخص داشته باشد.
مرحله دوم- مشخص کردن وضعیت موجود، تفکر سیستمی داشته باشید. به این معنی که مشکلات جدی و تکرار شونده در شغل تان را ریشه یابی کنید تا یکبار برای همیشه آن ها را رفع کنید. تفکر سیستمی در حقیقت داشتن دید از بالا به تمامی زیر سیستم ها، اجزا و ارتباطات بین آن هاست. دقت و توجه دائمی به اهداف نهایی کسب و کار و صرف نظر کردن از بهینه سازی های جزئی و پراکنده.
مرحله سوم- مشخص کردن اجزای لازم برای ساخت یک سیستم: مجموعه ای از زیرسیستم ها در کنار هم قرار می گیرند و سیستم را تشکیل می دهند. در اغلب کسب و کارها این زیر سیستم ها شامل بازاریابی، فروش، حسابداری، تأمین، منابع انسانی، تحقیق و توسعه و .... می شوند. در هر یک از این زیر سیستم ها فرآیندهای مشخصی وجود دارند.
به عنوان مثال در بخش بازاریابی و فروش فرآیندهای از قبیل بازاریابی محتوا، فروش تلفنی، پاسخ دادن به مشتریان ناراضی، افزایش خریدهای تکراری، جذب مشتری و .... وجود دارد. ( برای هریک از این فرآیندها باید یک دستورالعمل نوشته شود. ) ( سازمان فرآیند محور با ایجاد نگرش فرآیندی ایجاد نمائید. )
مرحله چهارم- مشخص کردن مسیر رسیدن به وضعیت ایده آل، در این مرحله بایدها و نبایدها را مشخص کنید. این که چه مسائلی برای کسب و کار شما ارزش محسوب می شوند؟ رسالت کسب و کار شما چیست؟ برای رسیدن به هدف تان چه اقداماتی باید انجام شود؟ خط قرمزهایتان را مشخص کنید. کارهایی که نباید انجام شود. مزیت رقابتی یا وجه تمایز شما چیست؟ اگر چنین وجه تمایزی ندارید، چگونه می توانید یک گاو بنفش خلق کنید؟
مرحله پنجم- بررسی و بازبینی: سیستم سازی یک فرآیند مستمر است. باید به طور مداوم سیستم کسب و کارتان را رصد کنید و اطمینان یابید که به بهترین شکل کار می کند. بهتر است هر هفته با مدیران و کارمندان خود جلسه بگذارید. بخشی از زمان جلسه را به این موضوع اختصاص دهید که برای بهتر شدن عملکرد سیستم و کاهش خطاها چه باید کرد. شاخص های کلیدی عملکرد، آمار و ارقام را بررسی کنید. (KPI). ببینید دستورالعمل ها نیازی به تغییر یا اصلاح دارند. از همه افراد بخواهید تا در جلسه حضوری فعال داشته باشند و درباره کم و کاستی های سیستم نظر دهند و روش هایی برای بهبود آن پیشنهاد کنند.
رسیدن به وضعیت ایده آل در سیستم سازی کسب و کار
چه کسب و کارهایی به سیستم سازی نیاز دارند؟
هرچند به صورت کلی می توان اینگونه بیان نمود که تمامی کسب و کارها چه دارای سابقه باشند چه نوپا و تازه تأسیس نیاز به سیستم سازی دارند، اما اگر کسب و کار شما جزء گروه های زیر هست، می توانید از این روش برای برطرف کردن مشکلات شغل خود استفاده کنید:
- افرادی که از وقفه های دائمی کارکنان خود خسته شده اند و مجبور هستند بخشی از تمرکز ذهنی و فکری خود را بر روی عملکرد کارکنان بگذارند.
- افرادی که دغدغه اصلی آن ها حفظ و رشد پیوسته در کسب و کارشان می باشد.
- افرادی که دارای چند کسب و کار هستند.
- کسب و کارهایی که با سیستم سازی و جایگزین کردن فرآیندها با افراد به ثبات بهتری برسند.
- کسب و کارهایی که نیاز به تجزیه و تحلیل داده ها و دسترسی به اطلاعات ضروری باشد.
- صاحبان مشاغلی که دنبال کاهش زمان و افزایش بازدهی و بهره وری می باشند.
پیشنهاد می کنم نمونه های موفق سیستم سازی را در دنیا مطالعه نمائید، مجموعه فروشگاه های زنجیره ای مک دونالد چگونه با استانداردسازی محصولات و یا مهندسان شرکت گوگل با بهبود الگوریتم های اصلی در سایه سیستم سازی موفق عمل می نمایند.
در صورت عدم پیاده سازی سیستم، نه تنها هیچ کدام ازکارها طبق قاعده اصولی پیش نخواهد رفت بلکه در کسب و کارتان با شکست مواجه می شوید. اگر سیستم سازی نداشته باشید و بخواهید همه چیز براساس برند شخصی خودتان باشد، جایی برای پیشرفت و رشد وجود نخواهد داشت. همه ی مشتریان به شما وابسته می شوند به نحویکه شما به خاطر یک ظرف آب، یک دریا را از دست می دهید!
